كم أضعنا من الأوقات، وكم أهدرنا من الساعات، والزمن لا يتوقف، وما ذلك إلا لسوء تخطيطنا وتنظيمنا، فديننا يعلمنا الانضباط والنظام، نجد ذلك في أوقات الصلوات، وفي بقية الأركان، فهل فكّرتِ يومًا كيف تضبطي وقتك، بل كم كتابًا قرأتِ عن أهمية الوقت، يقول الشاعر:

والوقتُ أنفس ما عنيت بحفظه.. وأراه أسهل ما عليك يضيع

لو سألتك أختاه.. هل لديكِ الوقت الكافي لإنجاز أعمالك.. في الواقع: أغلب الناس ليس لديهم الوقت الكافي، ويقول أحد الكُتّاب: كلّ شخص لديه ما هو متوافر من هذا الوقت.. إذن؛ هل الوقت هو المشكلة، أو أنك أنت المشكلة.. ولكن كيف.. سأجيبك.. تكمن المشكلة بضعف استشعارنا أحيانًا لأهمية الوقت، وعدم قدرتنا أحيانًا أخرى على إدارته بشكلٍ جيد..

لذا لا بدّ من تحديد مضيعات الوقت، وسآتي على بعضها:

1ـ في التخطيط: عدم وجود أهداف، عدم وجود أولويات، عدم وجود تخطيط، ومحاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد، وكذا تقديراتنا غير الواقعية للوقت.

2ـ في التنطيم: عدم التنطيم الشخصي، ازدحام الأعمال، وعدم وجود تسهيلات مادية.

3ـ في صنع القرارات: التأجيل من مضيعات الوقت، والتردد، والقرارات السريعة، وطلب الحصول على كل المعلومات.

وأما أنواع الوقت.. فهناك نوعان: الأول: وقت يصعب تنطيمه ووقت يمكن تنطيمه..

1- النوع الأول: وقت نقضيه في حاجاتنا الأساسية، كالنوم والأكل والراحة والعلاقات الأسرية والاجتماعية المهمة، وهو وقت لا يمكن أن نستفيد منه كثيرًا في غير ما خُصص له، وهو على درجة من الأهمية لحفط توازننا في الحياة، فهذا يصعب تنطيمه.

2_ النوع الثاني: هو الوقت الذي نخصصه للعمل، ولحياتنا الخاصة، وفي هذا الوقت يكمُن لنا التحدي الكبير الذي يواجهنا وهو: هل نستطيع الاستفادة من هذا الوقت... هل يمكننا استغلاله الاستغلال الأمثل..

وهنا يجدر بي أن أتوقف لأسألك أختاه.. هل تعرفين خطوات ومبادئ الإدارة الناجحة للوقت؟

خطوات ومبادئ الإدارة الناجحة للوقت:

أولًا: لا بد لك يا أختاه من مراجعة الأهداف والخطط والأولويات.

ثانيًا: عليك الاحتفاظ بخطة زمنية أو برنامج عمل.

والآن أعلّمك كيف تصنعي برنامج العمل الزمني..

هو عبارة عن (مفكرة) لتحقيق الأهداف على المستوى القصير (أي: لسنة)

ستوضحي فيها الأعمال والمهام والمسؤوليات التي ستنجزينها، مع تحديد تواريخ بداية ونهاية إنجازها، كذا يمكنك أن تحددي مواعيدك وكل ما يحتاج لضبط زمني..

ويجب أن تراعي في مفكرتك الشخصية أن تكون منظمة بطريقة جيدة تستجيب لحاجاتك ومتطلباتك الخاصة؛ بحيث تعطيك نظرة عامة وفكرة سريعة عن الالتزامات طويلة المدى.

ثالثًا: ضعي قائمة إنجاز يومية. واجعلي هذا الأمر جزءًا من حياتك..

ولكن! لا تبالغي في وضع إنجازاتٍ كثيرةٍ يومية، وأعطِ نفسك راحة في الإنجازات.

وفي نهاية الأسبوع ستجدين قائمة الإنجاز صارت لديك وسيلة لتحقيق الأهداف..

لذا؛ كوني مرنةً فيها، فمثلًا: إذا حدّدتِ أهم نقطتين في عشر نقاط.. فأنت أنجزت 80 في المئة من عملك.

رابعًا: سدّي منافذ الهروب:

وهي المنافذ التي تهربي بواسطتها من مسؤولياتك التي خططتِ لإنجازها (خاصة الصعبة والثقيلة) فتصرِفُك عنها.. مثل: الكسل، التردد، التأجيل، التسويف، الترويح الزائد عن النفس.

وتذكري دائمًا:

أن النجاح يرتبط أوّلًا بحق التوكل على الله سبحانه، ثم بمهاجمة المسؤوليات الثقيلة والصعبة عليك..

وأن الفشل يرتبط بالتسويف والتردد والهروب..

وإذا اختلطت عليك الأولويات ووجدت نفسك تتهرب من بعض المسؤوليات ويضيع الوقت.. فاسألي نفسك الأسئلة الآتية:

-         ما أفضل عمل يمكنني القيام به الآن؟ أو ما أفضل شيء أستغلّ فيه وقتي بهذه اللحظة؟

-         ما النتائج المترتبة على الهروب من مسؤولياتي؟

-         ما المشاعر المترتبة على التسويف والتردد؟ ستكون مثل: الضيق، القلق، خيبة الأمل، الشعور بالذنب..

-         ما المشاعر المترتبة على الإنجاز في المقابل؟ ستكون مثل: الرضا والسعادة، الراحة، النجاح، الرغبة في مزيد من الإنجاز..

خامسًا: استغلّي الأوقات الهامشية:

وهي الأوقات الضائعة بين الالتزامات والأعمال؛ مثل: انتظار الزوار..

وهي تزيد كلما قلّ تنظيم الإنسان لوقته وحياته..

لذلك يمكنك وضع خطة للاستفادة من هذه الأوقات؛ مثل: ذكر الله U، تدبر آية، القراءة، التفكير بمسألة ما، مراجعة قرآن، حفظ بيتين شعر من منظومة تنوي حفظها مثلا.. (فمحدّثتك شخصيّا حفظت ألفية في علم الحديث في الوقت الضائع فقط).

سادسًا: لا تستسلمي للأمور العاجلة غير الضرورية:

فهذا يجعل الإنسان أداة في برامج الآخرين وأولوياتهم (مايرون أنه مهم وضروري)، وتسلبه فاعليته ووقته (وهذا من أكبر مضيعات الوقت)، ويتم ذلك: (باستسلام الإنسان للأمور العاجلة غير الضرورية)..وذلك عندما يضعف في تحديد أهدافه وأولوياته، ويقل تنظيمه لنفسه وإدارته لذاته.

ولكي لا تقعي ضحية لذلك، يجب عليك بعد تحديد الأهداف والأولويات أن تطبقي عدة معايير:

(الضرورة، الملاءمة، الفعالية) وستفهمي هذا في عشر نقاط من خلال الأعمال والمهام والأنشطة التي تمارسينها في حياتك..

1- دوّني أهم ستة مضيعات (شخصية، وخارجية) لوقتك.

2- حددي أهم ثلاث مضيعات تأخذ الكثير من وقتك وتهدر الكثير من جهدك.

3- حددي أهم ما تستطيعين عمله أمامها، وهكذا حتى تنتهي من جميعها.

 4- حددي أهم أوقات الذروة لديك في اليوم والليلة، وما هي أوقات الخمول.

5- دوّني أهم المهام والمسؤوليات التي يمكنك عملها في أوقات الذروة والخمول.

6- دوّني أهم عشرة أعمال أو مهام أو أنشطة تمارسينها في اليوم والليلة.

7- دوّني بجانب كل عمل.. هل هو ضروري أوْ لا؟ وهل يمكن تفويضه للآخرين أوْ لا؟ وهل هناك طريقة أفضل..

8- حدّدي الضروري من الأعمال والمهام واحذفي أو تخلّصي من غيرها (وهذا معيار الضرورة)

9- حدّدي ما يمكن أن تقومي به فقط أنت، واحذفي أو تخلّصي من كل ما يمكن تفويضه لغيرك (وهذا معيار الملاءمة)

10- حدّدي.. هل الطريقة أو الوسيلة التي تؤدين بها تلك الأعمال أو المهام أو الأنشطة هي الأسرع والأكثر فعالية أم لا؟ ثم استبدلي الطرق والوسائل الأقلّ فاعلية، وابحثي للأخرى عن طرق أكثر سرعة وفعالية (وهذا معيار الفعالية).

وفي نهاية هذه الخطوات أهديك أختاه قول الشاعر:

وإذا طلبت العلم فاعلم أنه ... حِملُ، فأبصر أيَّ شيء تحملُ

وإذا علمت بأنه متفاضلٌ ... فاشغل فؤادك بالذي هو أفضلُ